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怎样进行工程资料电子文件的安全管理?

发布时间:2022/05/05 工程资料 标签:工程资料电子文件的安全管理

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(1)电子文档的特点

电子文档的定义可以理解为一种文字材料,它一般是以磁盘、光盘和计算机盘片等为载体,电子文档一般有电子图书、图纸、报表形式,表现出了它在人们生活中的重要性,电子文档有很多的特点,它的特点主要有:

1)子文档的存储介质多样,方便存储。电子文档方便储存,它不单只是被存储在计算机中,还可以被存储在各种介质中,如光盘、U盘,还有各种娱乐设备如MP4,甚至我们随身携带的手机都可以存储电子文档信息。

2)电子文档的记录信息,容易编辑和修改。电子文档方便编写,只要有电脑甚至是手机,我们就可以来编辑文字,而且它也方便修改,不用像纸质文档那样因修改而变得不那么整洁,对电子文档进行修改不会留下什么痕迹,不会影响美观。

3)信息文件传递方便,不会像纸质文件那样繁琐,它的传递只需轻点鼠标,利用网络就可以实现,方便快捷。

4)文件内容容易复制。纸质文件的复制需要我们发挥大量的时间来动手抄写或者是利用特定的复印机进行复印,浪费时间和精力,而电子文档只需要单击鼠标选择复制,就可以复制想要的数量。电子文档还有很多其他的优点。

(2)工程资料电子文件的安全管理措施

1)文档存放在服务器,集中管理,统一备份。

2)灵活的目录和文档目录层次结构,可轻松应对文档的分类和归档。

3)通过扫描仪实现客户资料、销售资料、生产资料、财务单据、人事资料等档案的批量电子化;多方式的批量导入,实现电子文件的快速归档。

4)通过设置用户的系统功能使用权限,从而限制用户对文档的操作。

5)通过设置目录和文档的授权,让用户对其不可见或只能浏览、编辑和完全等操作。

6)文档被修改后,系统自动保存旧版本并生成新版本、记录新版本的创建时间和创建者。

7)通过文档基本信息、索引信息和文档内容快速查到需要的文档。

8)办公桌面为使用者呈现每天必须了解的常用文档、临时借人的文档以及当天工作要处理文档。

9)通过文档操作记录和系统操作日志,管理者随时掌握文档的情况。

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